چرا باید مدیریت آموزشگاه خود را بروز کنیم؟

اهمیت و ضرورت مدیریت در دنیای امروز :

: هیچ گروه یا مجموعه‌ای نمی‌تواند بدون بهره بردن از وجود یک مدیر به سمت موفقیت حرکت کند. در واقع اگر افراد حاضر در یک تیم را، چرخ‌دنده‌های یک ماشین بدانیم، مدیر در حکم موتور ظاهر شده و سازمان را در مسیر درست به حرکت درمی‌آورد. به عبارت دیگر، تلاش همه افراد زمانی نتیجه می‌دهد که مدیر آن‌ها را همسوسازی کند.

مدیر همچنین یک مرجع مورد اعتماد در سازمان است که تعارضات و چالش‌ها با کمک او حل می‌شوند. درک اهمیت و ضرورت مدیریت و انواع آن برای شکل دادن یک کسب‌وکار ضروری است.

در این مقاله ابتدا مفهوم مدیریت را تعریف کرده و وظایف کلی مدیر را توضیح می‌دهیم. در ادامه به اهمیت وجود جایگاه مدیریت در سازمان پرداخته و در انتها به سراغ انواع مدیران سازمانی می‌رویم. با ما همراه باشید.

تعریف مدیریت

برای مدیریت و جایگاه مدیر تعریف‌های بسیاری ارائه شده است. به طور خلاصه می‌توان مدیریت را هماهنگی و نظارت برای یک سری وظایف برای رسیدن به یک هدف خاص توسط یک تیم معرفی کرد. مدیر کسی است که با توجه به منابع در دسترس (افراد، پول، ابزار و دانش) و اهداف مورد انتظار (تعیین شده توسط مدیران سطح بالاتر یا سرمایه‌گذاران) شروع به تدوین یک استراتژی می‌کند.
استراتژی‌هایی که برنامه‌های بلندمدت بوده و در ادامه تبدیل به برنامه‌های میان‌مدت، کوتاه‌مدت و عملیاتی می‌شوند. این مدیر همچنین در زمان شروع عملیات به انجام کار نظارت دارد و در صورت مشاهده افت انگیزه یا کم‌کاری در کارکنان یا بروز تعارض بین آن‌ها، وارد عمل می‌شود. به طور کلی وظایف مدیر را می‌توان اینگونه تعریف کرد:

• تنظیم اهداف
• سازماندهی
• انگیزش
• تعریف سیستم و معیار ارزیابی عملکرد
• توسعه فردی اعضای تیم

اهمیت مدیریت

اهمیت و ضرورت مدیریت و وجود یک مدیر در سازمان بر کسی پوشیده نیست. اما فهم عمیق و جزئی این جایگاه به شما کمک می‌کند مناسب‌ترین فرد را انتخاب کنید. هر تیم کاری با یک سری هدف مشترک تشکیل می‌شود و اعضای تیم با انگیزه رسیدن به آن اهداف تلاش می‌کنند. مدیر کسی است که با ایفای نقش در جایگاه رهبری و سازماندهی، این افراد و تلاش‌هایشان را در مسیر درست برای رسیدن به هدف قرار می‌دهد.
یک مدیر توانا تحقق اهداف مشترک را برای تیم خود ساده‌تر می‌کند. چرا که می‌داند چگونه مسئله را برای زیردستان خود توضیح دهد، چگونه مسئولیت‌ها را متناسب با ظرفیت افراد تقسیم کند و چگونه در زمان انجام کار تعارضات و کم‌کاری‌ها را مدیریت کند.

ظرفیت و توانایی یک سازمان با منابعش تعریف می‌شود. منابعی مثل دانش، نیروی انسانی، پول و ابزارآلات که انجام کار و خلق ارزش را برای سازمان ممکن می‌کنند. یکی از مهم‌ترین چالش‌های هر سازمانی، استفاده بهینه از این منابع و گرفتن حداکثر بازدهی از حداقل‌ها است.
مدیر با نگاه جامعی که به تمام ابعاد استراتژیک و عملکردی سازمان دارد، امکان تنظیم شرایط برای حداکثر شدن بازدهی همه منابع را دارد. بدون وجود مدیر هر بخشی ناظر کار خود خواهد بود و با توجه به اهداف عملیاتی و کوتاه‌مدت برنامه‌ریزی می‌کند.
در حالی که مدیر در مورد تمام بخش‌های سازمان اطلاعات دارد و برنامه را برای افق دید بلندمدت و با توجه به اهداف استراتژیک تدوین می‌کند.

همانطور که در بخش قبل گفتیم، مدیر توانا می‌تواند از حداقل ورودی، حداکثر خروجی را بگیرد. این یعنی منابع کمتری مصرف شده و نتایج بیشتری حاصل می‌شود.
پس مدیریت در حالت ایده‌آل خود می‌تواند علاوه بر تقویت عملکرد کارکنان، هزینه‌ها را کاهش دهد. کاهش هزینه و افزایش بازدهی، مهم‌ترین دلیل اهمیت و ضرورت مدیریت در سازمان معرفی می‌شود.

ساختار عبارت است از نوع چینش اعضای سازمان و ارشدیت اعضا به یکدیگر. مدیر با تعیین دقیق و حساب‌شده این ساختار، تا حد ممکن از بروز تعارض و تلاقی جلوگیری می‌کند.
تعیین سطح ارشدیت و نظام گزارش‌دهی اگر با توجه به شایستگی‌ها و توانایی‌های افراد انجام نشود، باعث ایجاد آشوب در سازمان و پایین آمدن بازدهی خواهد شد. اهمیت و ضرورت مدیریت برای ایجاد یک ساختار منظم انکارناپذیر است.

یکی از مهم‌ترین دلایل اهمیت و ضرورت مدیریت برای سازمان‌ها، ایجاد تعادل و توازن به حساب می‌آید. ما در دنیایی زندگی می‌کنیم که با سرعت دیوانه‌واری در حال تغییر و تحول است. در چنین شرایطی، سازمان‌ها عدم اطمینان را به‌عنوان یک همراه همیشگی می‌بینند.
مدیر کسی است که توازن را در اوج عدم اطمینان بین محیط و سازمان ایجاد می‌کند. مدیر قوی ترسی از پیاده کردن تغییر در سازمان و روبرو شدن با مقاومت اعضا ندارد.
او با تسلط ویژه‌ای که روی مهارت‌های ارتباطی دارد، همه را در این راه با خود همراه می‌کند و نمی‌گذارد سازمان از تغییرات عقب بماند.

یکی از مهم‌ترین دلایل اهمیت و ضرورت مدیریت در سازمان، احساس رفاه بیشتر توسط کارکنان است. مدیریت خوب باعث ساده‌تر شدن انجام وظایف و دسترسی به اهداف می‌شود، سازمان را با محیط هماهنگ می‌کند.
و بازدهی را بالا می‌برد. مدیر خوب همچنین با تسلط به مهارت‌های ارتباطی می‌تواند روحیه افراد را تقویت کند. همه این‌ها در نهایت به سود بیشتر و احساس رفاه بهتر کارکنان منجر می‌شود.

سطوح مدیریتی سازمان

هر چه سازمان بزرگ‌تر می‌شود، مدیریت آن هم سخت‌تر خواهد شد. برای مثال سازمانی که ۲۰۰۰ نفر عضو دارد را نمی‌توان با یک مدیر اداره کرد. بخشی از درک اهمیت و ضرورت مدیریت این است که بدانیم گاهی مدیریت نیاز به یک ساختار پیشرفته دارد. به طور کلی می‌توان سطوح مدیریتی سازمان را اینگونه معرفی کرد:

هیات‌مدیره، رئیس، نایب‌رئیس و مدیر عامل همگی نمونه‌هایی از مدیران سطح بالا هستند. این مدیران مسئولیت کنترل و نظارت بر کل سازمان را بر عهده دارند. آن‌ها اهداف، چشم‌اندازها، ماموریت‌ها، برنامه‌های استراتژیک و سیاست‌های شرکت را تدوین کرده و در مسیر اجرای این برنامه‌ها در کسب‌وکار تصمیم‌گیری می‌کنند. این مدیران همچنین در نقش سخنگو و مذاکره‌کننده شرکت ظاهر شده و ارتباطات لازم را با شرکای تجاری برقرار می‌کنند.

مدیران کل، مدیران شعبه و مدیران بخش همگی نمونه‌هایی از مدیران میانی هستند. مدیران سطح متوسط  نسبت به مدیران سطح بالا زمان بیشتری را صرف نقش‌های سازمانی و هدایتی می‌کنند. دلایل اهمیت و ضرورت مدیریت میانی در سازمان‌های بزرگ عبارتند از:

• • اجرای برنامه‌های سازمانی در انطباق با سیاست‌های شرکت و اهداف مدیریت ارشد
  • انتقال اطلاعات و سیاست‌ها از مدیران ارشد به مدیران سطح پایین و برقراری ارتباط بین بخش‌های مختلف سازمان
  • نظارت بر کار مدیران سطح پایین و راهنمایی آن‌ها در راستای اهداف شرکت

اگر بخواهیم نگاهی جزئی‌تر به وظایف مدیر میانی بیندازیم، با این موارد روبرو خواهیم شد:

• • شکل دادن گروه‌های کاری و تنظیم دسترسی‌ها به سیستم اطلاعاتی (IS)
  • تعریف شاخص‌های کلیدی ارزیابی عملکرد مدیران سطح پایین و ارائه آموزش‌های لازم
  • تشخیص و حل مشکلات درون و بین گروه‌های کاری
  • طراحی و اجرای سیستم‌های پاداش
  • حمایت از رفتار تعاونی

سرپرستان، مسئولین بخش مشتریان، و سرکارگرها نمونه‌هایی از عناوین مدیریتی سطح پایین هستند. این مدیران بر کنترل و هدایت تمرکز می‌کنند. مدیران سطح پایین معمولا به یک مهارت خاص مسلط بوده و توانایی نظارت و برنامه‌ریزی برای انجام درست آن را دارند. اجرای درست استراتژی‌های سازمانی در گرو فعالیت دقیق مدیریت سطح پایین خواهد بود. دست کم گرفتن اهمیت و ضرورت مدیریت سطح پایین می‌تواند عواقب جدی و هزینه‌بری را برای سازمان به همراه داشته باشد. مدیران سطح پایین معمولا مسئولیت این کارها را دارند:

• تعیین و تقسیم وظایف عملیاتی
• نظارت بر انجام کارهای روتین توسط کارکنان

• • تضمین کیفیت و کمیت تولید
  • ارائه توصیه‌ها و پیشنهادهای عملیاتی در حین انجام کار
  • حل مسائل و مشکلات روزمره کارکنان

با نگاهی جزئی‌تر به وظایف و عملکردهای مدیریت سطح پایین، به موارد زیر خواهیم رسید:

• • نظارت عملیاتی
  • انگیزش کارکنان
  • برنامه‌ریزی شغلی و تعریف وظایف
  • آموزش عملیاتی
  • بازخورد عملکرد
  • نظارت بر عملیات

در این بین نباید از نقش نرم افزار های مدیریت به سادگی گذر کنیم.

به گواه مدیران موفق آموزشگاه های برتر موسیقی ایران، مهمترین فاکتور برای موفقیت انتخاب یک نرم افزار کاربردی برای آموزشگاه میباشد و به نقل اکثریت مدیران گروه نرم افزاری آکسان را پیشرو در ارائه نرم افزار مدیریت آموزشگاه موسیقی میدانند و قابلیت ها و امکانات آنرا دلیل اصلی انتخاب خود میدانند.

در ادامه به بعضی از امکانات آن میپردازیم:

• بروز رسانی رایگان از طریق اینترنت
• رابط کاربری زیبا و ساده
• انجام امور حسابداری آموزشگاه
• مدیریت گروه ها و دوره های آموزشی
• مدیریت اطلاعات اساتید
• حقوق و دستمزد
• اطلاع رسانی
• مدیریت فروشگاه
• گزارش های وزارت ارشاد
• مدیریت زمانبندی دوره ها
• ایجاد کاربر و مدیریت سطح دسترسی
• حضور و غیاب دستی

نتیجه گیری :

مدیر کسی است که تمام افراد سازمان به او اعتماد کرده و از او حرف‌شنوی دارند. انتخاب درست مدیر یا تیم مدیریتی نقشی اساسی در موفقیت هر سازمان و گروهی خواهد داشت. چرا که این فرد علاوه بر وظایف درون‌سازمانی ویژه‌ای که دارد، مثل برنامه‌ریزی استراتژیک و نظارت بر عملکرد، به‌عنوان نماینده و سخنگوی سازمان شناخته می‌شود و نقش مهمی در برقراری ارتباط‌های استراتژیک با شرکای کلیدی دارد. برای همین باید با اهمیت و ضرورت مدیریت آشنا شویم و انواع آن را بشناسید. خصوصا اگر قصد شکل دادن یک تیم کاری را دارید.